Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine er:

• Selskap: VG Transport AB
• Organisasjonsnummer: 559588-9204
• MVA-nr. (VAT): SE559588920401
• Registrert adresse: Hallevadsvägen 7B, 461 55 Trollhättan, Sverige
• E-post: [email protected]
• Telefon: +46 10-122 17 43
• Nettsted: https://vgtransport.eu

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine, eller vil du utøve noen av rettighetene dine, er du velkommen til å kontakte oss på [email protected].

Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger, avhengig av relasjonen din til oss.

2.1 Opplysninger fra skjemaer på nettstedet

På vgtransport.eu finnes skjemaer for tilbuds-/leadforespørsel samt kontakt. Når du fyller ut og sender inn et skjema, behandler vi de opplysningene du oppgir, som kan omfatte:

• Navn
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Firma
• Sted samt avsender- og mottakersted (origin/destination)
• Fritekstmelding og opplysninger om transportbehovet ditt

2.2 E-post og forretningskommunikasjon

Når du kommuniserer med oss via e-post, telefon eller på annen måte, behandler vi de kontakt- og innholdsopplysningene som framgår av kommunikasjonen, for eksempel navn, kontaktopplysninger, stilling, korrespondanse og opplysninger om den aktuelle saken eller oppdraget.

2.3 Transport- og tolldokumenter

For å kunne ordne og utføre et transport-, toll- eller spedisjonsoppdrag behandler vi de opplysningene oppdraget krever. Disse kan omfatte opplysninger om avsender, mottaker, kontaktpersoner, leverings- og henteadresser, godsopplysninger samt opplysninger i transport- og tolldokumenter (for eksempel fraktbrev, tolldeklarasjoner og følgedokumenter).

2.4 Faktura- og regnskapsopplysninger

I forbindelse med fakturering og regnskap behandler vi opplysninger som navn, faktura- og kontaktadresse, referanseperson, organisasjons- eller fødselsnummer der det er aktuelt, samt betalings- og transaksjonsopplysninger.

2.5 Opplysninger fra webanalyse og annonsemåling (Google)

Hvis du samtykker til analysecookies, samler vi via Google Analytics 4 inn opplysninger om hvordan nettstedet brukes, for eksempel hvilke sider du besøker, tidspunkt, henvisende kilde og omtrentlig geografisk plassering, samt teknisk informasjon om enheten og nettleseren din (for eksempel enhetstype, operativsystem og en pseudonym identifikator). Opplysningene brukes til statistikk og forbedring. Hvis du samtykker til annonsecookies, samler vi via Google Ads i tillegg inn opplysninger om hvorvidt besøket ditt førte til en forespørsel (konverteringsmåling), koblet til annonsen du klikket på. Webanalyse og annonsemåling skjer bare etter samtykket ditt (se avsnitt 9), som du kan trekke tilbake når som helst.

Vi behandler normalt ikke sensitive personopplysninger (særlige kategorier av personopplysninger etter artikkel 9 GDPR). Vi ber deg om ikke å gi oss slike opplysninger med mindre det uttrykkelig etterspørres og er nødvendig for oppdraget.

Vi behandler personopplysningene dine bare for bestemte, uttrykkelig angitte og berettigede formål, og alltid med støtte i et rettslig grunnlag etter GDPR.

• Besvare tilbuds- og kontaktforespørsler – ta imot og besvare forespørsler fra skjemaer på nettstedet, e-post og telefon samt utarbeide tilbud. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (art. 6.1 f) – å besvare og håndtere forespørsler før en eventuell avtale. Ved forespørsel før avtale kan også art. 6.1 b være anvendelig.
• Inngå og oppfylle avtaler – ordne og utføre transport-, toll- og spedisjonsoppdrag, inkludert booking hos transportpartnere og tollrepresentanter, planlegging, oppfølging og kundekommunikasjon. Rettslig grunnlag: oppfyllelse av avtale (art. 6.1 b). Når motparten er et foretak og opplysningene gjelder representanter eller kontaktpersoner: berettiget interesse (art. 6.1 f).
• Håndtere kundeforhold og forretningskommunikasjon – løpende kommunikasjon, kundeservice, saksbehandling og dokumentasjon av oppdrag. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (art. 6.1 f) – å administrere forretningsforholdet og sikre leveringssikkerhet.
• Fakturering og regnskap – håndtere fakturaer, betalinger og regnskapsinformasjon. Rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse (art. 6.1 c), blant annet etter den svenske bokføringsloven (1999:1078).
• Toll- og transportrelaterte plikter – opprette og håndtere toll- og transportdokumentasjon samt oppfylle krav etter toll- og transportlovgivning. Rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse (art. 6.1 c) samt oppfyllelse av avtale (art. 6.1 b).
• Sikkerhet, feilsøking og drift av nettstedet – sikre at nettstedet fungerer, er trygt og beskyttes mot misbruk. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (art. 6.1 f) – å tilby et sikkert og fungerende nettsted.
• Webanalyse og forbedring av nettstedet – måle og analysere hvordan nettstedet brukes via Google Analytics 4 for å forstå besøksmønstre og forbedre innhold og funksjon. Rettslig grunnlag: samtykke (art. 6.1 a) – analysecookies settes bare etter samtykket ditt, som du kan trekke tilbake når som helst.
• Måling av annonsekonverteringer (Google Ads) – måle hvilke av Google-annonsene våre som fører til en forespørsel, for å vurdere og forbedre markedsføringen vår. Rettslig grunnlag: samtykke (art. 6.1 a) – annonsecookies og annonsesignaler aktiveres bare etter samtykket ditt, som du kan trekke tilbake når som helst.
• Etterleve lovkrav og håndtere rettslige krav – oppfylle rettslige plikter samt fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav. Rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse (art. 6.1 c) respektive berettiget interesse (art. 6.1 f).

I de tilfellene vi behandler personopplysninger med grunnlag i samtykke (art. 6.1 a), innhenter vi det separat, og du har da rett til å trekke samtykket tilbake når som helst. Et tilbaketrukket samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som har skjedd før tilbaketrekkingen.

Når vi bygger på berettiget interesse, har vi gjort en interesseavveining og vurdert at vår interesse i å behandle opplysningene ikke går foran din interesse i beskyttelse av personopplysningene dine. Du har rett til å protestere mot slik behandling (se avsnitt 8).

Vi lagrer personopplysningene dine bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi etter lov er pålagt å lagre dem. Deretter slettes eller anonymiseres opplysningene.

• Regnskapsmateriale – sju (7) år etter utgangen av det kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet, i samsvar med den svenske bokføringsloven (1999:1078). VG Transport AB er et svensk selskap og følger svenske regnskapsregler.
• Toll- og transportdokumenter – så lenge det kreves etter gjeldende toll- og transportlovgivning, og for å kunne dokumentere utførte oppdrag.
• Opplysninger i kunde- og avtaleforhold – i avtaleperioden og deretter så lenge det er nødvendig for å håndtere oppdraget, eventuelle reklamasjoner eller rettslige krav.
• Tilbuds- og leadforespørsler (som ikke fører til avtale) – en rimelig tid, normalt opptil tolv (12) måneder etter siste kontakt, hvoretter opplysningene slettes dersom de ikke lenger er relevante.
• E-post og forretningskommunikasjon – så lenge det er nødvendig for saken og forretningsforholdet, hvoretter opplysningene ryddes etter rutinene våre.
• Webanalyseopplysninger (Google Analytics 4) – lagres i pseudonymisert form etter innstillingen vår i Google Analytics, normalt høyst fjorten (14) måneder, hvoretter de slettes eller aggregeres.

Lovbestemte lagringstider har alltid forrang framfor våre interne rutiner.

For å kunne drive virksomheten vår og levere tjenestene våre deler vi i nødvendig utstrekning personopplysninger med utvalgte leverandører og samarbeidspartnere. Disse behandler opplysninger på vår regning som databehandlere, eller er selvstendig behandlingsansvarlige for sin egen behandling. Når noen behandler opplysninger på vår regning, reguleres dette gjennom databehandleravtaler som stiller krav til sikkerhet og konfidensialitet.

Leverandører og underdatabehandlere som støtter virksomheten vår:

• Supabase – database og lagring av opplysninger som sendes inn via skjemaene på nettstedet.
• Resend – utsending av varsel når et skjema sendes inn.
• Microsoft (Microsoft 365 / Exchange Online) – e-post og forretningskommunikasjon.
• Cloudflare (Pages) – webhotell, hosting og CDN/levering av nettstedet.
• Google (Google Analytics 4 og Google Ads) – webanalyse, statistikk og måling av annonsekonverteringer. Leverandør: Google Ireland Limited, med Google LLC (USA) som underdatabehandler. Aktiveres bare etter samtykket ditt til analyse- respektive annonsecookies.

Øvrige mottakere i forbindelse med oppdrag:

• Engasjerte transportpartnere (transportører) – når de trenger avsender- og mottakeropplysninger samt øvrige nødvendige opplysninger for å utføre det aktuelle transportoppdraget.
• Tollrepresentanter – når fortolling inngår i oppdraget og mottaker-/avsenderopplysninger samt dokumentasjon kreves for tollbehandlingen.
• Myndigheter – for eksempel Tolletaten og Skatteetaten i Norge, Tullverket og Skatteverket i Sverige, eller andre kompetente myndigheter, når vi etter lov er pålagt å utlevere opplysninger.
• Rådgivere og andre leverandører – for eksempel revisorer, regnskaps- og IT-leverandører, i den utstrekning det er nødvendig for virksomheten vår.

Vi selger aldri personopplysningene dine.

Noen av leverandørene og underdatabehandlerne våre kan behandle eller lagre personopplysninger utenfor EU/EØS, eller tilhøre konsern med virksomhet utenfor EU/EØS. Når personopplysninger overføres til et land utenfor EU/EØS, sikrer vi at overføringen skjer på lovlig måte og at et tilstrekkelig beskyttelsesnivå opprettholdes, for eksempel gjennom:

• at mottakerlandet omfattes av en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra EU-kommisjonen, eller
• at overføringen beskyttes av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses, SCC), ved behov supplert med ytterligere beskyttelsestiltak.

Dette gjelder blant annet Google (Google Analytics 4), der personopplysninger kan bli behandlet i USA. Slike overføringer bygger på EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå gjennom EU–US Data Privacy Framework, som Google er tilsluttet, og/eller på standard personvernbestemmelser (SCC).

Vil du vite mer om hvilke beskyttelsestiltak vi anvender for en bestemt overføring, eller få en kopi av relevante beskyttelsestiltak, kontakt oss på [email protected].

Vi iverksetter egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, tap, endring eller spredning. Det innebærer blant annet tilgangsbegrensninger, tilgangsstyring, kryptering ved overføring der det er aktuelt, samt at vi engasjerer leverandører som opprettholder et egnet sikkerhetsnivå. Vi behandler opplysningene konfidensielt, og bare de ansatte og partnerne som trenger opplysningene i arbeidet sitt, får tilgang til dem.

Etter personvernlovgivningen har du som registrert en rekke rettigheter. Du har rett til å:

• Få innsyn – få bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få en kopi av dem.
• Retting – få feilaktige eller ufullstendige opplysninger rettet eller supplert.
• Sletting ("retten til å bli glemt") – få opplysningene dine slettet i de tilfellene vi ikke har rettslig plikt eller annet gyldig grunnlag til å beholde dem. Se avsnittet Sletting av opplysningene dine nedenfor for hvordan du går fram.
• Begrensning – be om at behandlingen av opplysningene dine begrenses i visse tilfeller.
• Dataportabilitet – få ut de opplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format og, der det er teknisk mulig, få dem overført til en annen behandlingsansvarlig, når behandlingen bygger på samtykke eller avtale og skjer automatisert.
• Protest – protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, av grunner som gjelder din spesifikke situasjon. Du har også rett til å protestere mot behandling for direkte markedsføring når som helst.
• Trekke tilbake samtykke – når behandlingen bygger på samtykke, trekke det tilbake når som helst.

For å utøve rettighetene dine kontakter du oss på [email protected]. Vi besvarer henvendelsen din uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. For å beskytte personvernet ditt kan vi trenge å bekrefte identiteten din før vi utleverer opplysninger.

Merk at visse rettigheter kan være begrenset, for eksempel når vi etter lov (som bokføringsloven eller tollovgivningen) er pålagt å beholde bestemte opplysninger.

Klage til tilsynsmyndighet

Mener du at vi behandler personopplysningene dine i strid med gjeldende personvernlovgivning, har du rett til å klage til en tilsynsmyndighet. I Norge er dette Datatilsynet (datatilsynet.no). Siden VG Transport AB er et svensk selskap, kan du også klage til den svenske tilsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): Box 8114, 104 20 Stockholm, [email protected], www.imy.se.

Vi setter likevel pris på om du først henvender deg til oss på [email protected], slik at vi får mulighet til å besvare spørsmålene dine og rette opp eventuelle mangler.

Du kan når som helst be om at vi sletter personopplysningene vi har om deg. Slik gjør du:

1. Send en e-post til [email protected] med emnefeltet "Sletting av personopplysninger".
2. Oppgi hvilke opplysninger henvendelsen gjelder – for eksempel e-postadressen eller telefonnummeret du har brukt i kontakt med oss, eller skjemaet/saken det dreier seg om.
3. For å beskytte personvernet ditt kan vi trenge å bekrefte identiteten din før slettingen gjennomføres.

Hva som slettes: opplysninger du har gitt via skjemaene våre (tilbuds-, lead- og kontaktforespørsler) i databasen vår, e-postkorrespondansen din med oss samt kontaktopplysningene dine i systemene våre – i den grad vi ikke etter lov er pålagt å beholde dem.

Hva som kan måtte beholdes: opplysninger i regnskapsmateriale (sju år etter den svenske bokføringsloven) samt toll- og transportdokumenter som vi etter lov må lagre. Slike opplysninger unntas fra slettingen, men behandles ikke for noen andre formål.

Tidsramme: vi bekrefter henvendelsen din og gjennomfører slettingen innen 30 dager.

En cookie er en liten tekstfil som lagres i nettleseren din når du besøker et nettsted. Vi bruker tre typer cookies:

Nødvendige cookies – kreves for at nettstedet skal fungere og være sikkert (grunnleggende drift, sikkerhet og levering av innhold via leverandøren vår Cloudflare). Disse krever ikke samtykke og er sesjonsbaserte eller kortlevde.

Analysecookies (Google Analytics 4) – brukes for å måle og forstå hvordan nettstedet brukes, slik at vi kan forbedre det. Disse settes bare hvis du samtykker. Vi bruker Google Consent Mode, som betyr at ingen analysecookies (for eksempel _ga, _ga_*) aktiveres før du har gitt samtykke i cookiebanneret vårt. Analysecookies lagres i opptil 13 måneder.

Annonsecookies (Google Ads) – brukes for å måle hvilke av Google-annonsene våre som fører til en forespørsel (konverteringsmåling). Disse settes bare hvis du samtykker. Via Google Consent Mode aktiveres ingen annonsecookies (for eksempel _gcl_au, _gcl_aw) og ingen annonsesignaler (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) før du har gitt samtykke i cookiebanneret vårt. Annonsecookies lagres i opptil 90 dager.

Når du besøker nettstedet første gang, får du via et cookiebanner velge om du vil tillate analyse- og annonsecookies. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake valget ditt via cookie-innstillingene på nettstedet, eller ved å blokkere eller slette cookies i nettleserinnstillingene dine. Et tilbaketrukket samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen som skjedde før tilbaketrekkingen. Merk at visse funksjoner kan påvirkes hvis du blokkerer cookies.

Endre eller trekke tilbake valget ditt: Endre cookie-innstillinger.

Vi kan komme til å oppdatere denne personvernerklæringen, for eksempel ved endringer i virksomheten vår, leverandørene våre eller gjeldende lovgivning. Den nyeste versjonen er alltid publisert på vgtransport.eu. Ved vesentlige endringer informerer vi på egnet måte. Denne versjonen gjelder fra og med datoen som er angitt øverst på siden.

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller om hvordan vi behandler personopplysningene dine, er du velkommen til å kontakte oss:

VG Transport AB
Hallevadsvägen 7B, 461 55 Trollhättan, Sverige
E-post: [email protected]
Telefon: +46 10-122 17 43
Nettsted: https://vgtransport.eu

VG Transport AB arbeider etter NSAB 2015 (Nordisk Speditørforbunds Alminnelige Bestemmelser).