Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är:

• Bolag: VG Transport AB
• Organisationsnummer: 559588-9204
• Momsreg.nr (VAT): SE559588920401
• Registrerad adress: Hallevadsvägen 7B, 461 55 Trollhättan, Sverige
• E-post: [email protected]
• Telefon: +46 10-122 17 43 (010-122 17 43)
• Webbplats: https://vgtransport.eu

Har du frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, eller vill du utöva någon av dina rättigheter, är du välkommen att kontakta oss på [email protected].

Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter, beroende på din relation till oss.

2.1 Uppgifter från formulär på webbplatsen

På vgtransport.eu finns formulär för offert-/leadförfrågan samt kontakt. När du fyller i och skickar in ett formulär behandlar vi de uppgifter du lämnar, vilka kan omfatta:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Företag
• Ort samt avsändnings- och mottagningsort (origin/destination)
• Fritextmeddelande och uppgifter om ditt transportbehov

2.2 E-post och affärskommunikation

När du kommunicerar med oss via e-post, telefon eller på annat sätt behandlar vi de kontakt- och innehållsuppgifter som framgår av kommunikationen, exempelvis namn, kontaktuppgifter, befattning, korrespondens och uppgifter om aktuellt ärende eller uppdrag.

2.3 Transport- och tulldokument

För att kunna ordna och utföra ett transport-, tull- eller speditionsuppdrag behandlar vi de uppgifter som krävs för uppdraget. Dessa kan omfatta uppgifter om avsändare, mottagare, kontaktpersoner, leverans- och hämtadresser, godsuppgifter samt uppgifter i transport- och tulldokument (t.ex. fraktsedlar, tulldeklarationer och följehandlingar).

2.4 Faktura- och bokföringsuppgifter

I samband med fakturering och bokföring behandlar vi uppgifter som namn, faktura- och kontaktadress, referensperson, organisations- eller personnummer i förekommande fall, samt betalnings- och transaktionsuppgifter.

2.5 Uppgifter från webbanalys (Google Analytics 4)

Om du samtycker till analyscookies samlar vi via Google Analytics 4 in uppgifter om hur webbplatsen används, exempelvis vilka sidor du besöker, tidpunkt, hänvisande källa och ungefärlig geografisk plats, samt teknisk information om din enhet och webbläsare (t.ex. enhetstyp, operativsystem och en pseudonym identifierare). Uppgifterna används i statistik- och förbättringssyfte. Webbanalys sker endast efter ditt samtycke (se avsnitt 9), som du när som helst kan återkalla.

Vi behandlar normalt inte känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 GDPR). Vi ber dig att inte lämna sådana uppgifter till oss om det inte uttryckligen efterfrågas och är nödvändigt för uppdraget.

Vi behandlar dina personuppgifter endast för bestämda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och alltid med stöd av en rättslig grund enligt GDPR.

• Svara på offert- och kontaktförfrågningar – ta emot och besvara förfrågningar från webbplatsformulär, e-post och telefon samt ta fram offert. Rättslig grund: berättigat intresse (art. 6.1 f) – att besvara och hantera förfrågningar inför ett eventuellt avtal. Vid förfrågan inför avtal kan även art. 6.1 b vara tillämplig.
• Ingå och fullgöra avtal – ordna och utföra transport-, tull- och speditionsuppdrag, inklusive bokning hos transportpartners och tullombud, planering, uppföljning och kundkommunikation. Rättslig grund: fullgörande av avtal (art. 6.1 b). När motparten är ett företag och uppgifterna avser företrädare eller kontaktpersoner: berättigat intresse (art. 6.1 f).
• Hantera kundrelation och affärskommunikation – löpande kommunikation, kundservice, ärendehantering och dokumentation av uppdrag. Rättslig grund: berättigat intresse (art. 6.1 f) – att administrera affärsrelationen och säkerställa leveranssäkerhet.
• Fakturering och bokföring – hantera fakturor, betalningar och räkenskapsinformation. Rättslig grund: rättslig förpliktelse (art. 6.1 c), bl.a. enligt bokföringslagen (1999:1078).
• Tull- och transportrelaterade skyldigheter – upprätta och hantera tull- och transportdokumentation samt uppfylla krav enligt tull- och transportlagstiftning. Rättslig grund: rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) samt fullgörande av avtal (art. 6.1 b).
• Säkerhet, felsökning och drift av webbplatsen – säkerställa att webbplatsen fungerar, är säker och skyddas mot missbruk. Rättslig grund: berättigat intresse (art. 6.1 f) – att tillhandahålla en säker och fungerande webbplats.
• Webbanalys och förbättring av webbplatsen – mäta och analysera hur webbplatsen används via Google Analytics 4 för att förstå besöksmönster och förbättra innehåll och funktion. Rättslig grund: samtycke (art. 6.1 a) – analyscookies sätts endast efter ditt samtycke, som du när som helst kan återkalla.
• Efterleva lagkrav och hantera rättsliga anspråk – uppfylla rättsliga skyldigheter samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rättslig grund: rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) respektive berättigat intresse (art. 6.1 f).

I de fall vi behandlar personuppgifter med stöd av samtycke (art. 6.1 a) inhämtar vi det separat, och du har då rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan återkallelsen.

När vi stödjer oss på berättigat intresse har vi gjort en intresseavvägning och bedömt att vårt intresse av att behandla uppgifterna inte överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Du har rätt att invända mot sådan behandling (se avsnitt 8).

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för, eller så länge vi enligt lag är skyldiga att spara dem. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna.

• Bokförings- och räkenskapsmaterial – sju (7) år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).
• Tull- och transportdokument – så länge som krävs enligt tillämplig tull- och transportlagstiftning samt för att kunna styrka utförda uppdrag.
• Uppgifter i kund- och avtalsförhållande – under avtalstiden och därefter så länge det behövs för att hantera uppdraget, eventuella reklamationer eller rättsliga anspråk.
• Offert- och leadförfrågningar (som inte leder till avtal) – en rimlig tid, normalt upp till tolv (12) månader efter senaste kontakt, varefter uppgifterna raderas om de inte längre är relevanta.
• E-post och affärskommunikation – så länge det behövs för ärendet och affärsrelationen, varefter uppgifterna gallras enligt våra rutiner.
• Webbanalysuppgifter (Google Analytics 4) – lagras i pseudonymiserad form enligt vår inställning i Google Analytics, normalt högst fjorton (14) månader, varefter de raderas eller aggregeras.

Lagstadgade lagringstider har alltid företräde framför våra interna gallringsrutiner.

För att kunna driva vår verksamhet och leverera våra tjänster delar vi i nödvändig utsträckning personuppgifter med utvalda leverantörer och samarbetspartners. Dessa behandlar uppgifter för vår räkning som personuppgiftsbiträden, eller är självständigt personuppgiftsansvariga för sin egen behandling. När någon behandlar uppgifter för vår räkning regleras detta genom personuppgiftsbiträdesavtal som ställer krav på säkerhet och sekretess.

Leverantörer och underbiträden som stödjer vår verksamhet:

• Supabase – databas och lagring av uppgifter som skickas in via webbplatsens formulär.
• Resend – utskick av avisering/notis när ett formulär skickas in.
• Microsoft (Microsoft 365 / Exchange Online) – e-post och affärskommunikation.
• Cloudflare (Pages) – webbhotell, hosting och CDN/leverans av webbplatsen.
• Google (Google Analytics 4) – webbanalys och statistik. Leverantör: Google Ireland Limited, med Google LLC (USA) som underbiträde. Aktiveras endast efter ditt samtycke till analyscookies.

Övriga mottagare i samband med uppdrag:

• Anlitade transportpartners (åkerier/transportörer) – när de behöver avsändar- och mottagaruppgifter samt övriga nödvändiga uppgifter för att utföra det aktuella transportuppdraget.
• Tullombud – när tullklarering ingår i uppdraget och mottagar-/avsändaruppgifter samt dokumentation krävs för tullhantering.
• Myndigheter – exempelvis Tullverket, Skatteverket eller andra behöriga myndigheter, när vi enligt lag är skyldiga att lämna ut uppgifter.
• Rådgivare och andra leverantörer – t.ex. revisorer, bokförings- och IT-leverantörer, i den utsträckning det är nödvändigt för vår verksamhet.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter.

Vissa av våra leverantörer och underbiträden kan behandla eller lagra personuppgifter utanför EU/EES, eller tillhöra koncerner med verksamhet utanför EU/EES. När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen sker på ett lagligt sätt och att en adekvat skyddsnivå upprätthålls, exempelvis genom:

• att mottagarlandet omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, eller
• att överföringen skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC), vid behov kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder.

Detta gäller bland annat Google (Google Analytics 4), där personuppgifter kan komma att behandlas i USA. Sådana överföringar grundas på EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå genom EU–US Data Privacy Framework, som Google är anslutet till, och/eller på standardavtalsklausuler (SCC).

Vill du veta mer om vilka skyddsåtgärder vi tillämpar för en viss överföring, eller få en kopia av relevanta skyddsåtgärder, kontakta oss på [email protected].

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller spridning. Det innebär bland annat åtkomstbegränsningar, behörighetsstyrning, kryptering vid överföring där det är tillämpligt samt att vi anlitar leverantörer som upprätthåller en lämplig säkerhetsnivå. Vi behandlar uppgifterna med sekretess och endast den personal och de partners som behöver uppgifterna för sitt arbete får tillgång till dem.

Enligt dataskyddslagstiftningen har du som registrerad ett antal rättigheter. Du har rätt att:

• Få tillgång (registerutdrag) – få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få en kopia av dessa.
• Rättelse – få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade eller kompletterade.
• Radering ("rätten att bli bortglömd") – få dina uppgifter raderade i de fall vi inte har laglig skyldighet eller annan giltig grund att behålla dem. Se avsnittet Radering av dina uppgifter nedan för hur du går till väga.
• Begränsning – begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas i vissa fall.
• Dataportabilitet – få ut de uppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och, där det är tekniskt möjligt, få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig, när behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat.
• Invändning – invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, av skäl som hänför sig till din specifika situation. Du har även rätt att när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring.
• Återkalla samtycke – när behandlingen grundas på samtycke, återkalla det när som helst.

För att utöva dina rättigheter kontaktar du oss på [email protected]. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. För att skydda din integritet kan vi behöva bekräfta din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.

Observera att vissa rättigheter kan vara begränsade, exempelvis när vi enligt lag (såsom bokföringslagen eller tullagstiftning) är skyldiga att behålla vissa uppgifter.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Sverige är detta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): Box 8114, 104 20 Stockholm, [email protected], www.imy.se.

Vi uppskattar dock om du först vänder dig till oss på [email protected], så att vi får möjlighet att besvara dina frågor och rätta till eventuella brister.

Du kan när som helst begära att vi raderar de personuppgifter vi har om dig. Så här gör du:

1. Skicka ett e-postmeddelande till [email protected] med ämnesraden "Radering av personuppgifter".
2. Ange vilka uppgifter begäran gäller – till exempel den e-postadress eller det telefonnummer du använt i kontakt med oss, eller det formulär/ärende det rör.
3. För att skydda din integritet kan vi behöva bekräfta din identitet innan raderingen genomförs.

Vad som raderas: uppgifter du lämnat via våra formulär (offert-, lead- och kontaktförfrågningar) i vår databas, din e-postkorrespondens med oss samt dina kontaktuppgifter i våra system – i den mån vi inte enligt lag är skyldiga att behålla dem.

Vad som kan behöva behållas: uppgifter i bokförings- och räkenskapsmaterial (sju år enligt bokföringslagen) samt tull- och transportdokument som vi enligt lag måste spara. Sådana uppgifter undantas från raderingen men behandlas inte för några andra ändamål.

Tidsram: vi bekräftar din begäran och genomför raderingen inom 30 dagar.

En cookie är en liten textfil som lagras i din webbläsare när du besöker en webbplats. Vi använder två typer av cookies:

Nödvändiga cookies – krävs för att webbplatsen ska fungera och vara säker (grundläggande drift, säkerhet och leverans av innehåll via vår leverantör Cloudflare). Dessa kräver inte samtycke och är sessionsbaserade eller kortlivade.

Analyscookies (Google Analytics 4) – används för att mäta och förstå hur webbplatsen används så att vi kan förbättra den. Dessa sätts endast om du samtycker. Vi använder Google Consent Mode, vilket innebär att inga analyscookies (t.ex. _ga, _ga_*) aktiveras förrän du har lämnat ditt samtycke i vår cookiebanner. Analyscookies lagras i upp till 13 månader.

När du besöker webbplatsen första gången får du via en cookiebanner välja om du vill tillåta analyscookies. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via cookie-inställningarna på webbplatsen, eller genom att blockera eller radera cookies i din webbläsares inställningar. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skedde innan återkallelsen. Notera att vissa funktioner kan påverkas om du blockerar cookies.

Ändra eller återkalla ditt val: Ändra cookie-inställningar.

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy, exempelvis vid förändringar i vår verksamhet, våra leverantörer eller gällande lagstiftning. Den senaste versionen finns alltid publicerad på vgtransport.eu. Vid väsentliga ändringar informerar vi på lämpligt sätt. Denna version gäller från och med datumet som anges överst på sidan.

Har du frågor om denna integritetspolicy eller om hur vi behandlar dina personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss:

VG Transport AB
Hallevadsvägen 7B, 461 55 Trollhättan, Sverige
E-post: [email protected]
Telefon: +46 10-122 17 43 (010-122 17 43)
Webbplats: https://vgtransport.eu

VG Transport AB arbetar enligt NSAB 2015 (Nordiskt Speditörförbunds Allmänna Bestämmelser).